仕事ができる人が"事前に決めている"５つの項目

「仕事成果の９割は準備で決まる」ってよく言いますよね。

その準備の初期段階として、仕事をする上で事前に決めておきたいことを書きます。

なんかイケイケなタイトルですが、「入社当初と比べると前よりは仕事できてるよな〜」くらいの感じです。基礎的な内容ばかりですので、僕の備忘録的なものだと思っててください〜。 

期限を決める

そのタスクをいつまでに完了するか？

例えば、来週にどこかへ旅に行くとします。いつまでに荷物のパッキングをしないといけないでしょうか。もちろん「家を出るまでに」ですよね。

ですが、期限ギリギリで準備すると足りないものがあったときに困りますよね。アレがないコレがない、買いに行かないと...でも時間が...。

そうならない為にも、既定の期限よりも早く自分で期限を設定しておくことが大切です。「前日の午前中までに準備をして、足りないものがあれば日中に買っておく」のように決めておけば困らないですよね。

「〜までにこれやっといてね」と言われた期限が既定の期限です。上で言う「家を出るまでに」です。それよりも余裕を持って自分なりの期限を設定するようにしましょう。時間的余裕があれば、例えミスがあってもカバーすることもできます。

時には期限が与えられない仕事もあったりします。その時も「終わったら提出する」ではなく、「〜までに完了させる」と自分で期限を設けることが大切です。

ポイント

• 与えられた期限よりも余裕を持って、自分で期限を設定する
• ToDoリストのタスク横には、完了予定日を記入する癖をつける
• 期限がないタスクでも必ず自分なりの期限を設定する

着地点を決める

最終的にどういう結果になれば成功か？

ただ遊ぶだけの旅なら行き当たりばったりでもいいですが、何か成果を得たいのであれば「旅が終わったあと、なっていたい自分の姿」を決めておくことで道中の行動も決めやすくなり、より中身のある旅になります。

仕事でも同じで、「最終的にどうなればこの案件は成功か？」というのを決めておき、そこから想像力を生かして逆算すれば何をするべきがが見えてきます。仕事であれば目標はもちろん利益を得ることなので、それを前提として各案件の着地点を決めましょう。

この着地点までのルートを想像する行為を僕は「ストーリーを作る」と呼んでいます。あとはそのストーリーに沿って業務をこなしていくだけです。

ポイント

• 着地点を決めてから、ストーリーを作っていく
• 逆算しながらタスクを設定
• 着地点は「利益を得る」に繋がることが前提（ボランティアではないので）

代案を決める

予定外のことが起きたらどうするか？

旅にトラブルはつきものです。突然の雨が降ったらどうしますか？行こうと思っていた美術館が休みだったらどうしますか？事前に決めておかないと、あたふたして無駄な時間を過ごすことになります。

まぁ、それも旅の醍醐味ですが仕事ではそういうわけにもいきません。トラブルに都度あたふたしているとさすがに頼りないです。

その場でパパッと臨機応変に対応するのは経験値が必要ですが、あらかじめイレギュラーを想定しておき事前に代替ルートを考えておくことで対応は比較的スムーズにいきます。着地点は一つでも、ストーリーは分岐させておきましょう。

ポイント

• いざという時のために代案を決めておく
• 一つではなく、数パターンの代案を考える
• 終着点がブレないよう、ストーリーを分岐させるイメージ

手の抜き所を決める

どこで休憩をするか？

旅もそろそろ中盤に差し掛かり、ここまでのストーリーは順調です。しかし、スケジュールの詰め込み過ぎで体を壊してしまいました。このままでは終盤を楽しむことができません。結果として全体の旅効率が低下します。そうならないためにも、いつどこで休憩するかを事前に決めておくことが大切です。

何でもかんでもToDoリストに入れていると、いくつかは割と不要なものや後回しにできるものが混ざりこんでいます（慣れないうちは判断が難しいですが...）。そんなタスクはあらかじめ「Not Nowボックス(今はやらないこと)」に入れておけばいいんです。

もしくは、全体の業務効率が上がると判断できるなら誰かにお願いすればいいんです。自分がやる必要のない仕事というのも往々にして存在するので、言わば戦略的手抜きです。

全てにおいて全力で自分でやろうとすれば当然疲れるし非効率です。周りの力も借りながら、緩急をつけて仕事することが大切です。

ポイント

• 事前に「今はやらないこと」を決めておく（期限を決めないという意味ではない）
• 全てを自分でやろうと思わず、周りの力も借りる
• 全体を通しての効率を考える

優先度を決める

どれが一番大事なのか？

旅はもう最終日ですが、行けていないスポットがたくさんあります。「近いものから手当たり次第に！」でもいいですが、それでは結局本当に優先したかったものを見失ってしまいます。

仕事では基本的に、常に時間に追われていると思います。「ビジネスマン」の語源の由来でもありますね。そんな中であれもこれもやろうと思うと、いくら頑張っても時間が足りません。そして本当に大事だったものに気づかずに期限が過ぎ、逃した魚は大きいぞ状態になると悔しいですよね。

そうならないためにも、ToDoリストには優先度を設定しておくことが大切です。大きな案件や信用に関わる案件ほど優先度が高いと思います。

よく本などで「優先度レベルごとに細かく分ける」と書いてますが、個人的にはそんなに細かく分けずに「優先・通常・今はやらない」の３パターンくらいでいいのではないかと思います。ToDoリストを作るのに凝りすぎて、そっちに時間取られてたら元も子もないので。

ポイント

• 優先度の高いタスクには印をしておく
• 優先度は利益・信用を考えて設定する
• 優先度レベルを小分けにしすぎない

といった感じの５項目です。仕事をする上での基礎だとは思いますが、基礎ほど意識しておいた方がいいなと思って書きました。楽しく効率的にスムーズに仕事したいですね！

以上！